Calendly è lo strumento che utilizziamo per pianificare le chiamate con i clienti e con i membri del team, gestendo in autonomia il nostro calendario delle disponibilità.
Ogni Account Manager deve avere il proprio account Calendly, in modo da poter gestire gli appuntamenti e mantenere aggiornate le proprie disponibilità senza dipendere da altre persone.
L'obiettivo è semplificare la pianificazione delle call, evitare sovrapposizioni e garantire che gli appuntamenti vengano fissati in orari in cui siamo realmente disponibili.
Calendly non è soltanto uno strumento per prenotare le call: è uno strumento che dobbiamo mantenere aggiornato per organizzare correttamente il lavoro.
Mantieni sempre aggiornate le tue disponibilità
È fondamentale che il calendario rifletta la tua reale disponibilità.
Se hai ferie, visite, impegni personali o altre indisponibilità, devi organizzarti per tempo e bloccare autonomamente le fasce orarie interessate.
Non basta comunicarlo a voce o scriverlo su Slack: devi assicurarti che gli slot non siano più prenotabili attraverso Calendly.
Questo è particolarmente importante perché il reparto sales utilizza le disponibilità presenti nel calendario per pianificare le chiamate con i nuovi clienti.
Se Calendly mostra uno slot libero, il sales potrebbe prenotare una call senza sapere che tu non sarai disponibile.
Se non sei disponibile, il calendario deve essere aggiornato prima che qualcuno possa prenotarti una call in quell'orario.
Perché bloccare le disponibilità in anticipo è fondamentale
Immagina di avere ferie programmate per la settimana successiva, ma di non aver bloccato il calendario.
Il reparto Sales vede degli slot liberi e inserisce le chiamate con nuovi clienti.
A quel punto dobbiamo:
Contattare i clienti per cambiare gli appuntamenti.
Coordinare nuovamente le disponibilità.
Coinvolgere il Sales per gestire le modifiche, quando necessario.
Rischiare di trasmettere un'immagine poco organizzata proprio all'inizio della collaborazione.
Questo crea lavoro aggiuntivo per il team e un'esperienza iniziale meno professionale per il cliente.
Il problema si evita facilmente aggiornando Calendly per tempo.
Le ferie e le indisponibilità devono essere gestite prima che diventino un problema per gli altri.
Cosa fare prima di ferie o indisponibilità
Quando sai che non sarai disponibile, segui questa procedura:
Individua le date e gli orari interessati. Verifica da quando a quando non potrai effettuare le chiamate.
Blocca gli slot su Calendly. Assicurati che le fasce orarie non siano più prenotabili.
Controlla che le modifiche siano effettive. Non dare per scontato che il calendario sia aggiornato: verifica che gli slot interessati non risultino più disponibili.
Organizza per tempo eventuali call già fissate. Se hai appuntamenti durante il periodo di indisponibilità, concorda in anticipo come gestirli.
Comunica al team eventuali necessità operative. Se la tua assenza richiede una copertura o un coordinamento particolare, informa le persone coinvolte secondo il processo interno.
Se l'indisponibilità è improvvisa, aggiorna il calendario appena possibile e avvisa il team per gestire eventuali appuntamenti già prenotati.
Controlla anche gli appuntamenti già fissati
Bloccare nuove disponibilità non significa automaticamente risolvere gli appuntamenti esistenti.
Se una call è già stata prenotata durante il periodo in cui sarai assente, devi occuparti anche di quella.
Verifica quindi:
Quali appuntamenti sono già presenti.
Se devono essere mantenuti, riprogrammati.
Se i partecipanti devono essere avvisati.
Se è necessario concordare una nuova data.
Evita di lasciare appuntamenti in calendario sapendo che non potrai partecipare, senza aver definito come gestirli.
Calendly e il rapporto con il reparto sales
Il calendario deve essere uno strumento affidabile per tutto il team.
Il sales deve poter consultare le disponibilità e prenotare una call senza dover verificare ogni volta individualmente con l'AM se quello slot è effettivamente libero.
Per questo la responsabilità di mantenere il calendario aggiornato è di ogni singolo AM.
Se tutti gestiscono correttamente le proprie disponibilità:
Si riducono le sovrapposizioni.
Si evitano cambi di appuntamento non necessari.
Il reparto Sales lavora con maggiore autonomia.
I nuovi clienti ricevono un'esperienza più organizzata.
Il team perde meno tempo nel coordinamento.
La tua organizzazione individuale ha un impatto diretto sull'organizzazione degli altri reparti.
Checklist dell'AM
Prima di un periodo di ferie o indisponibilità, chiediti:
Ho bloccato tutte le date e gli orari interessati?
Gli slot non sono più prenotabili?
Ho verificato gli appuntamenti già fissati?
Ho concordato come gestire le call che coincidono con la mia assenza?
Ho avvisato il team se è necessario un coordinamento?
Calendly deve essere sempre allineato alla tua reale disponibilità.
Non aspettare che qualcuno prenoti una call per accorgerti di non poterla gestire.
Se sai già che non sarai disponibile, blocca il calendario in anticipo.
Una buona organizzazione non consiste nel risolvere continuamente gli imprevisti, ma nel prevenirli prima che coinvolgano il resto del team e i clienti.