ClickUp è lo strumento che utilizziamo per organizzare e monitorare le attività dei vari reparti.
Qui gestiamo le task, assegniamo le responsabilità, definiamo le scadenze e teniamo traccia dello stato di avanzamento del lavoro.
L'obiettivo è fare in modo che ogni attività sia chiara, organizzata e facilmente recuperabile, senza dipendere dalla memoria delle singole persone o dalle conversazioni su WhatsApp e Slack.
ClickUp è il punto di riferimento per sapere cosa deve essere fatto, chi deve farlo e quando.
Quando creare una task?
È fondamentale inserire in ClickUp tutte le attività che richiedono tempo, analisi, verifiche o un intervento operativo.
Per esempio:
Analizzare una problematica segnalata da un cliente.
Verificare una campagna o una situazione specifica.
Preparare un documento o una proposta.
Richiedere un intervento a un altro reparto.
Creare/aggiornare una procedura.
Completare un'attività concordata durante una call.
Gestire una richiesta che non può essere risolta immediatamente.
Se un'attività richiede tempo per essere svolta correttamente, non lasciarla solamente in una conversazione Slack o WhatsApp.
Una comunicazione può servire per segnalare un problema, ma la task serve a organizzare il lavoro necessario per risolverlo.
La regola interna è:
Nessuna promessa al cliente senza aprire un task.
Se promettiamo di verificare qualcosa, preparare un documento o effettuare un controllo, dobbiamo assicurarci che l'attività sia tracciata.
Come creare una nuova task
Per creare una nuova task, parti sempre dalla tua bacheca AM, nella colonna “Modelli”.
Segui le indicazioni presenti nel modello previsto per l'attività che devi gestire.
I modelli servono a mantenere uno standard comune e a evitare che ogni persona organizzi il lavoro in modo diverso.
Non creare task in modo casuale o utilizzando strutture improvvisate.
Se noti che manca un modello utile per un'attività ricorrente, segnalalo al tuo manager di riferimento. Potrebbe essere l'occasione per migliorare il processo e rendere il lavoro più semplice per tutto il team.
Come deve essere una task fatta bene?
Una task non deve limitarsi a dire che c'è qualcosa da fare.
Chi la riceve deve capire il contesto e sapere come procedere senza dover necessariamente chiedere altre informazioni all'AM.
Quando il modello lo prevede, assicurati che siano chiari:
Titolo: deve spiegare in modo sintetico cosa bisogna fare.
Contesto: perché è necessaria l'attività e cosa è successo.
Responsabile: chi deve occuparsene.
Scadenza: entro quando è necessario completarla.
Risultato atteso: cosa deve essere prodotto o verificato.
Materiali di riferimento: link, documenti, conversazioni o informazioni utili.
Esempio
Task poco efficace:
“Controllare cliente Rossi.”
Task migliore:
“Verificare il calo delle prenotazioni del cliente Rossi: analizzare i dati dell'ultima settimana, confrontarli con il periodo precedente e riportare le possibili cause e le azioni consigliate.”
Nel secondo caso, chi riceve la task comprende cosa deve analizzare e quale risultato ci aspettiamo.
Più una task è chiara, meno tempo viene perso in chiarimenti e passaggi inutili.
Assegna correttamente responsabilità e scadenze
Aprire una task non significa aver risolto il problema.
Dobbiamo assicurarci che sia assegnata alla persona corretta e che abbia una scadenza coerente con la priorità. (Se la task crea attività anche su una seconda bacheca, come ad esempio MB, possiamo fare il check nella bacheca del MB per assicurarci che sia tutto ok).
Evita di creare task senza responsabile o senza un'indicazione chiara delle tempistiche, quando queste sono necessarie.
Se un'attività dipende da un'altra persona o da un'informazione esterna, rendilo esplicito.
Inoltre, se ti viene assegnata una task, devi sapere cosa ti viene richiesto e segnalare tempestivamente eventuali impedimenti.
Non aspettare la scadenza per comunicare che non riesci a completare il lavoro.
Aggiorna le task e mantieni ClickUp ordinato
ClickUp deve rappresentare in modo affidabile lo stato reale del lavoro.
Se un'attività è completata, aggiorna lo stato secondo la procedura prevista.
Se è ancora in corso, mantieni la task aggiornata.
Se sei bloccato perché aspetti informazioni o un intervento, segnala il problema e indica cosa manca per proseguire.
Se la scadenza non è più realistica, comunicalo prima che scada e concorda come procedere.
Non lasciare task apparentemente ferme senza spiegazioni e non considerare conclusa un'attività soltanto perché hai iniziato a lavorarci.
Una task aggiornata permette a tutti di capire cosa sta succedendo senza dover chiedere continuamente informazioni.
ClickUp, Slack e WhatsApp hanno funzioni diverse
È importante non confondere gli strumenti.
Slack: serve per comunicare con il team, fare domande rapide e condividere aggiornamenti.
WhatsApp: serve per comunicare con i clienti e fornire supporto.
ClickUp: serve a organizzare e tracciare le attività operative.
Esempio:
Un cliente scrive su WhatsApp chiedendo di verificare un problema.
L'AM può rispondere al cliente ma se la richiesta richiede un'analisi, deve essere creata la task in ClickUp secondo il processo interno.
In questo modo, anche se la conversazione viene persa tra numerosi messaggi, l'attività rimane tracciata nel sistema corretto.
ClickUp deve semplificare il lavoro, non complicarlo
L'obiettivo non è creare una task per ogni singolo messaggio o trasformare tutto in burocrazia.
L'obiettivo è distinguere una semplice comunicazione da un'attività che richiede tempo, responsabilità e controllo.
Una domanda veloce può essere gestita direttamente su Slack. Un'attività che richiede analisi, preparazione o un intervento operativo deve invece essere organizzata attraverso il processo previsto.
Se ti accorgi che un processo è ripetitivo, poco chiaro o difficile da gestire, parlane con il manager di riferimento. Possiamo valutare come migliorarlo, creare un modello o aggiornare una procedura.
La regola finale
Quando utilizzi ClickUp, chiediti sempre:
È chiaro cosa bisogna fare?
È chiaro perché serve questa attività?
È assegnata alla persona corretta?
La scadenza è definita, quando necessaria?
Chi deve svolgerla ha tutte le informazioni per procedere?
Lo stato è aggiornato?
Ricorda: il lavoro non deve essere organizzato nella memoria delle persone o disperso tra le conversazioni.
ClickUp deve permettere a chiunque sia coinvolto di recuperare le informazioni necessarie e capire cosa deve succedere dopo.
Il nostro obiettivo è che, quando entri in ClickUp, tu possa trovare tutto in modo rapido, chiaro e ordinato.
Un buon sistema di lavoro non è quello in cui tutti ricordano tutto, ma quello in cui non è necessario ricordarsi tutto.