Slack è lo strumento che utilizziamo per comunicare con il team, condividere informazioni e coordinarci durante il lavoro.
Possiamo utilizzare i canali per comunicazioni condivise tra più persone e i messaggi diretti per confronti individuali quando realmente necessario.
L'obiettivo è utilizzare Slack in modo intelligente, senza trasformarlo in una fonte continua di interruzioni, distrazioni e dispersione di informazioni.
Slack serve a comunicare, non a gestire tutto il nostro lavoro.
Prima di scrivere un messaggio, dobbiamo capire se è davvero necessario, chi deve essere coinvolto e quale strumento è più adatto.
Prima di scrivere, fatti queste domande
Domanda 1: qualcun altro deve saperlo?
Se l'informazione serve solamente a te, non è necessario scriverla su Slack. Puoi utilizzare le tue note personali.
Se invece riguarda altre persone, condividila nel canale appropriato o con i colleghi interessati.
Quando un'informazione è già disponibile nella documentazione aziendale, nei materiali di supporto o negli strumenti di lavoro, cercala prima di chiedere nuovamente.
Se non trovi quello che ti serve, segnala il problema al manager di riferimento: potrebbe esserci un'informazione mancante o un processo da migliorare.
Domanda 2: è urgente o sta bloccando qualcuno?
Se una situazione è urgente, blocca un'attività o impedisce a un collega di procedere, Slack può essere il canale giusto per comunicarla rapidamente.
Se invece non è urgente, chiediti se puoi:
Consultare la documentazione disponibile.
Aprire una task al team leader di reparto
Affrontare l'argomento durante la prossima riunione già programmata.
Non tutto richiede un messaggio immediato.
Domanda 3: quanto è complesso il confronto?
Aggiornamento semplice: Slack.
Domanda breve o chiarimento veloce: Slack.
Discussione articolata, problema con diverse variabili o molti scambi consecutivi: meglio una Zoom call.
Quando serve un confronto, possiamo organizzare una call rapida, idealmente di massimo 15 minuti, con un obiettivo chiaro.
La regola pratica è:
Se per spiegare una situazione devi scrivere cinque paragrafi e prevedi numerose risposte, probabilmente è meglio parlarne direttamente.
Non è un limite rigido al numero di righe: è un invito a scegliere il canale più efficace.
Slack, Clickup e Zoom: quale strumento utilizzare?
È importante non confondere la comunicazione con la gestione del lavoro.
Slack — Comunicare
Utilizzalo per:
Condividere aggiornamenti.
Fare domande rapide.
Segnalare problemi o blocchi.
Coordinarti con i colleghi.
Comunicare informazioni che devono essere conosciute da altre persone.
Clickup — Organizzare e tracciare il lavoro
Utilizzalo quando c'è un'attività da svolgere che richiede organizzazione, responsabilità, scadenze o un controllo successivo.
Esempi:
Usare un modello/creare una task.
Completare un'attività richiesta da un collega.
Se una comunicazione genera un'attività concreta, non limitarti a scriverla su Slack: registra il lavoro su Clickup secondo il processo aziendale.
Se segnali già qualcosa su Clickup con una scadenza, non è necessario scrivere anche su Slack al referente. Attendi la risposta per evitare sovraccarico di lavoro ed informazioni poco chiare in una conversazione Slack.
Zoom — Discutere e risolvere
Utilizzalo quando:
Il problema è complesso.
Servono numerosi chiarimenti.
Si rischia di generare una lunga conversazione scritta.
È necessario prendere una decisione insieme.
Gli scambi su Slack non stanno portando a una soluzione.
Le call devono comunque essere mirate: stabilisci l'obiettivo e cerca di risolvere la questione nel tempo necessario.
Sfrutta i canali e limita i messaggi diretti
Quando un'informazione è utile a più persone, condividila nel canale appropriato invece di inviare messaggi privati a ogni collega.
Questo permette di:
Evitare di ripetere le stesse informazioni.
Rendere le informazioni accessibili alle persone interessate.
Mantenere maggiore trasparenza.
Ridurre la dipendenza dalle singole persone.
Permettere a un collega di recuperare il contesto quando necessario.
I messaggi diretti vanno utilizzati quando il confronto individuale è realmente utile, ad esempio per una questione personale o per un chiarimento che riguarda soltanto due persone.
Prima di aprire una chat privata, chiediti se l'informazione dovrebbe essere disponibile anche ad altri membri del team.
Non utilizzare Slack per scaricare frustrazione
Può capitare di avere una giornata difficile, di essere frustrati da un cliente o di non essere d'accordo con un collega.
Tuttavia, scrivere impulsivamente a un altro collaboratore per lamentarsi di un cliente raramente aiuta a risolvere il problema.
Rischiamo di:
Trasmettere negatività senza fornire il contesto completo.
Influenzare inutilmente il collega.
Alimentare una lamentela senza arrivare a una soluzione.
Perdere tempo in conversazioni che non producono risultati.
Questo non significa che non possiamo condividere difficoltà o chiedere supporto.
Significa che dobbiamo farlo con l'obiettivo di risolvere una situazione.
Se un problema con un cliente ti sta creando difficoltà, confrontati con il team leader di riferimento quando necessario, spiegando i fatti, il contesto e il supporto di cui hai bisogno.
Non limitarti a raccontare il problema: cerca di capire come risolverlo.
Riduci le interruzioni e proteggi il tuo focus
Ogni messaggio può interrompere un'attività e costringerci a riprendere il lavoro precedente.
Quando succede continuamente, perdiamo concentrazione, aumentano la stanchezza mentale e il rischio di commettere errori.
Per questo:
Evita di controllare Slack continuamente senza una reale necessità.
Consulta i messaggi in momenti organizzati della giornata, compatibilmente con il tuo ruolo e le priorità operative.
Non interrompere un'attività importante per rispondere a una comunicazione non urgente.
Utilizza gli strumenti di notifica e gli stati di disponibilità per gestire meglio le interruzioni.
Intervieni rapidamente quando una comunicazione è realmente urgente o qualcuno è bloccato.
L'obiettivo non è rispondere sempre immediatamente a tutti, ma garantire che le informazioni importanti vengano gestite nei tempi appropriati.
Come scrivere un buon messaggio su Slack
Quando devi comunicare un problema o chiedere aiuto, cerca di essere sintetico e fornire il contesto necessario.
Un buon messaggio dovrebbe chiarire:
Contesto: di cosa stiamo parlando?
Problema: cosa sta succedendo?
Azione già fatta: cosa hai già verificato o provato?
Richiesta: di quale informazione o supporto hai bisogno?
Esempio:
Messaggio poco efficace:
«Ragazzi, non funziona. Qualcuno mi aiuta?»
Messaggio migliore:
«Sto cercando di completare il collegamento dell'account del cliente X, ma compare un messaggio di restrizione. Ho già cercato informazioni in academy, verificato l'accesso e controllato Account Quality. Qualcuno può indicarmi il prossimo controllo da effettuare?»
Nel secondo caso, il collega capisce subito il contesto, ciò che è stato fatto e quale aiuto serve.
La regola finale
Prima di inviare un messaggio, chiediti:
È necessario comunicarlo?
Sto scrivendo alle persone giuste?
È il canale corretto?
Posso trovare già la risposta nella documentazione?
Sto chiedendo un'informazione oppure sto assegnando un'attività?
Sarebbe più efficace discuterne in una call?
Ricorda la distinzione fondamentale:
Slack = comunicare.
Clickup = organizzare e tracciare il lavoro.
Zoom = discutere e risolvere problemi insieme.
L'obiettivo è ridurre le interruzioni, evitare la dispersione di informazioni e rendere la comunicazione più efficace.
Non dobbiamo comunicare di più. Dobbiamo comunicare meglio, utilizzando lo strumento giusto per ogni situazione.
Recap con il processo decisionale:
Prima domanda chiave: "Qualcun altro deve saperlo?"
Se è solo per te → NON scrivere su Slack, usa note personali
Se altri devono essere informati → Continua alla prossima domanda
Seconda domanda: "È urgente o blocca qualcuno?"
Se SÌ → Scrivi su Slack
Se NO → Considera se può aspettare la prossima Zoom call o usa la sezione Clickup “Problematica”
Valuta la complessità:
Discussione complessa/lunga → Meglio una Zoom call
Update veloce/semplice → OK per Slack o Zoom call rapida (15 min)
Richiede molti scambi continui tra le parti → Meglio una Zoom call
Per le task o aggiornamenti:
Task piccola e chiara → OK su Slack
Task complessa → Inserire la task su Clickup
Task che richiede discussione → Organizza una Zoom call
👉 Regola pratica:
se devi scrivere più di 4-5 righe per spiegare qualcosa, probabilmente non è adatto a Slack.
👉 Se non è una comunicazione da fare ma un compito da fare e richiede anche del tempo, mai usare Slack ma Clickup
👉 Se hai un pensiero negativo da condividere (cliente che ti fa incazzare ad esempio ecc), scriverlo su Slack ad un altro collaboratore non è la scelta migliore. Portiamo negatività inutile ad un'altra persona e non diamo contesto, meglio parlarle con il manager di riferimento se serve.
L'obiettivo deve essere quello di ridurre le perdite di focus, stanchezza mentale ed incentivare maggiormente la Zoom call rapide (massimo 15 min) se necessario.