La gestione tecnica dell'agenda è importante, ma deve essere accompagnata da una buona organizzazione del lavoro.
Utilizza correttamente Calendly e il calendario personale
Ogni account manager deve mantenere aggiornate le proprie disponibilità.
Quando sai che non sarai disponibile, blocca gli slot necessari con anticipo, così eviti che vengano fissate call in momenti in cui non puoi partecipare.
Prima di confermare un appuntamento:
verifica la disponibilità reale;
controlla che non ci siano sovrapposizioni;
prevedi il tempo necessario per preparare l'incontro;
lascia spazio per gestire le attività successive.
Segui le indicazioni organizzative interne sugli orari da evitare e coordina eventuali eccezioni con il responsabile.
Lascia spazio tra una call e l'altra
Non organizzare le call una dietro l'altra senza lasciare tempo per il lavoro operativo.
Come riferimento organizzativo, prevedi indicativamente uno slot di un’ora per ogni call, quando compatibile con la sua durata e con il tipo di incontro.
Questo spazio serve per:
concludere gli appunti;
aggiornare ClickUp;
aggiornare TP Media HUB;
creare o aggiornare le task;
inviare eventuali recap;
gestire una richiesta emersa durante l'incontro;
preparare la call successiva.
Una call terminata non è necessariamente un'attività conclusa: spesso richiede lavoro operativo successivo.
Inserisci sempre il cliente nell'invito
Quando programmi una call, verifica che:
il cliente sia stato inserito correttamente nell'invito;
l'indirizzo email sia corretto;
l'appuntamento sia visibile sul calendario;
eventuali partecipanti interni necessari siano stati coinvolti.
Se organizzi la call direttamente con il cliente durante un incontro, cerca di definire subito la data successiva e completare correttamente l'invito.
Non dare per scontato che un appuntamento concordato verbalmente sia già stato registrato.
Programma la call successiva, non attendere
Se sai già quale sarà il prossimo passaggio del cliente, concorda la data del successivo incontro prima di concludere la call corrente.
Questo consente di:
mantenere continuità;
ridurre il rischio di dimenticanze;
ridurre i tempi morti;
rendere più semplice l'organizzazione del cliente;
avere una data entro cui svolgere e verificare le attività concordate.
La data deve però essere coerente con il tempo necessario per eseguire i compiti. Non fissare una call troppo ravvicinata se il cliente non avrà avuto il tempo di applicare le indicazioni.