Una conversazione non è conclusa soltanto perché il cliente ha smesso di lamentarsi.
Prima di chiuderla, devi assicurarti che sia chiaro come procederemo.
La chiusura deve chiarire:
Che cosa abbiamo capito?
Riepiloga il problema principale e gli aspetti che sono stati verificati.
Che cosa faremo?
Indica le azioni concordate e chi se ne occuperà.
Entro quando?
Definisci scadenze realistiche per le attività e per il prossimo aggiornamento.
Quando verificheremo il risultato?
Stabilisci quando torneremo sulla situazione per capire se il problema è migliorato.
Dopo la conversazione:
aggiorna le informazioni rilevanti;
registra le attività in ClickUp;
assegna responsabili e scadenze;
aggiorna il cliente su Whatsapp con un messaggio di recap, se necessario;
apri una problematica nella sezione Problematiche Clienti se serve un intervento strutturato;
coinvolgi il team leader attraverso il processo interno quando necessario.
Non lasciare la situazione affidata alla memoria o a un accordo verbale.