Le call di team non sono semplici riunioni di aggiornamento. Sono momenti di formazione, confronto e supporto che ci permettono di migliorare rapidamente, condividere esperienze e lavorare in modo più allineato.
Durante queste call possiamo affrontare problematiche reali, analizzare situazioni con i clienti, chiarire dubbi operativi e condividere soluzioni che possono essere utili anche ad altri membri del team.
L'obiettivo è evitare che ogni persona debba affrontare gli stessi problemi autonomamente o commettere gli stessi errori prima di trovare una soluzione.
Quello che impariamo insieme permette a tutti di crescere più velocemente e di gestire il lavoro con maggiore autonomia.
Una problematica affrontata in una call può diventare un apprendimento utile per tutto il team, non soltanto per la persona che l'ha incontrata.
Le call servono anche a prevenire le escalation con i clienti
Molte problematiche possono essere risolte prima che diventino situazioni critiche.
Un AM potrebbe avere un dubbio sulla gestione di un cliente, non sapere come affrontare un'obiezione o trovarsi davanti a una situazione che non ha mai gestito prima.
Confrontarsi con il team permette di individuare più rapidamente la soluzione corretta, evitare promesse sbagliate e intervenire prima che il problema si aggravi.
Per questo è importante portare alle call anche le difficoltà che stai incontrando, senza aspettare che diventino emergenze.
Non dobbiamo interpretare una richiesta di supporto come una mancanza di capacità. Al contrario, saper riconoscere quando serve un confronto è una competenza importante.
L'obiettivo, però, non è dipendere continuamente dagli altri: è imparare dalle situazioni affrontate insieme per diventare progressivamente più autonomi.
→ NOTA IMPORTANTE: arrivare in call con un argomento specifico relativo a un singolo cliente, senza avere informazioni o dati chiari, solitamente non è efficace.
Prima di portare una problematica in call, è quindi necessario aprire sempre una task su ClickUp nella sezione “Problematiche clienti”, riportando tutte le informazioni utili per analizzare la situazione e individuare una possibile soluzione.
Partecipa sempre alle call programmate
Le call di team fanno parte del nostro metodo di lavoro e devono essere considerate un appuntamento importante.
Cerchiamo quindi di partecipare sempre alle riunioni programmate, organizzando le altre attività in modo da non creare sovrapposizioni evitabili.
Può capitare di avere un imprevisto o di non riuscire a partecipare. In quel caso, avvisa il responsabile con il giusto anticipo, quando possibile.
Non limitarti ad assentarti senza comunicare nulla.
Questo è particolarmente importante perché alcune call possono essere organizzate proprio per approfondire una problematica segnalata da una risorsa. La tua assenza potrebbe quindi impedire di chiarire un dubbio o risolvere una situazione che ti riguarda direttamente.
La partecipazione non è soltanto una questione di presenza: significa contribuire alla tua crescita e all'allineamento del team.
Durante la call devi essere presente e concentrato
Partecipare a una riunione mentre si risponde a messaggi, si controllano altre attività o si lavora su task differenti riduce la qualità dell'apprendimento.
Puoi essere fisicamente presente, ma perdere informazioni importanti.
Durante le call:
Chiudi o silenzia le notifiche di Slack e WhatsApp.
Evita di controllare continuamente le notifiche e gli altri strumenti.
Non svolgere attività parallele che richiedono attenzione.
Ascolta chi sta parlando e partecipa quando hai dubbi o contributi utili.
Prendi appunti sui concetti importanti e sulle attività da svolgere.
Se arriva una comunicazione e non rispondi subito, non muore nessuno. È più importante non perdere inutilmente il filo della riunione.
L'obiettivo è ridurre le distrazioni e sfruttare al massimo il tempo dedicato alla formazione e al confronto.
Una call di 30 minuti seguita con attenzione può essere più utile di un'ora trascorsa a metà tra la riunione e altre attività.
→ Se hai una situazione urgente che stai seguendo e non puoi rimandare, segnalalo appena entri in chiamata. In questo modo tutto il team è allineato e non vedrà la tua disattenzione come una mancanza di rispetto nei confronti del team.
Fai domande e condividi le problematiche
Le call sono un momento in cui puoi portare dubbi, difficoltà e casi reali.
Se qualcosa non ti è chiaro, chiedi spiegazioni.
Se hai incontrato un problema nella gestione di un cliente, racconta il contesto e spiega cosa hai già provato a fare.
Se hai trovato una soluzione efficace, condividila con gli altri.
Non aspettare necessariamente che il responsabile individui il problema al tuo posto. È importante imparare a riconoscere autonomamente quando una situazione merita un confronto.
Quando esponi una problematica, cerca di essere concreto:
Cosa è successo?
Qual è il problema?
Cosa hai già verificato?
Quale soluzione stai valutando?
Su quale punto hai bisogno di supporto?
In questo modo il confronto diventa più efficace e permette al team di arrivare prima a una soluzione.
Le call vengono registrate: utilizzale per migliorare
Le call vengono registrate tramite gli strumenti aziendali previsti, così da poter recuperare le informazioni anche successivamente.
→ Puoi trovare le registrazioni in Clickup, TL AM, Chiamate Team
Le registrazioni sono utili quando:
Non hai compreso completamente un passaggio.
Vuoi rivedere una spiegazione operativa.
Devi recuperare una decisione o un'indicazione.
Vuoi approfondire un argomento trattato durante la formazione.
Devi verificare un punto discusso durante la riunione.
Se ti sei perso un'informazione, puoi rivedere la registrazione secondo le procedure interne, invece di chiedere nuovamente al team qualcosa che è già stato spiegato.
La registrazione, però, non deve diventare una scusa per partecipare distrattamente.
La registrazione serve a consolidare l'apprendimento, non a sostituire l'attenzione durante la call.
Trasforma ciò che viene detto in attività operative
Questo è uno dei punti più importanti.
Durante una call possono emergere:
Nuove attività da svolgere.
Aggiornamenti su un cliente.
Decisioni operative.
Modifiche a una procedura.
Verifiche da completare.
Scadenze e responsabilità.
Non basta ascoltare o ricordare mentalmente ciò che è stato detto.
Quando emerge un'attività che ti riguarda, prendine nota e registrala in ClickUp.
Assicurati che siano chiari cosa bisogna fare, chi è responsabile e quando deve essere completato.
Se viene concordata una modifica a una procedura, verifica dove deve essere documentata. Se viene assegnata una verifica, assicurati che sia tracciata e che il relativo aggiornamento venga comunicato alle persone interessate.
Quello che viene deciso durante una call deve trasformarsi in lavoro concreto, quando richiede un'azione.
La riunione non è realmente conclusa per te quando chiudi Zoom, ma quando hai chiaro cosa devi fare e hai organizzato correttamente le attività successive.
Come richiedere formazione e proporre argomenti per le call
Le call di team devono essere utili e rispondere alle reali necessità operative delle persone.
Per questo è fondamentale comunicare quando incontriamo una difficoltà, abbiamo bisogno di approfondire un argomento o pensiamo che un determinato tema potrebbe essere utile anche agli altri membri del team.
Non dobbiamo aspettare di trovarci in una situazione critica prima di chiedere supporto.
Utilizza i feedback settimanali
Nei feedback settimanali, segnala al tuo team leader:
Gli argomenti sui quali senti di avere bisogno di maggiore formazione.
Le difficoltà operative che incontri ripetutamente.
Le situazioni con i clienti che non sai come gestire.
Gli argomenti che potrebbero essere utili anche agli altri AM.
Le procedure che non sono chiare o che potrebbero essere migliorate.
In questo modo il team leader può individuare le necessità ricorrenti, preparare una formazione specifica per tutto il team oppure organizzare un confronto individuale, se il problema riguarda una singola persona.
L'obiettivo è trasformare le difficoltà individuali in opportunità di miglioramento per tutto il team, quando possibile.
Proponi direttamente gli argomenti su ClickUp
Se hai un argomento da proporre per una futura call di team o ritieni che serva un approfondimento, puoi inserirlo direttamente su ClickUp, nella bacheca TL e AM, creando una task e assegnandola al team leader.
Nella task, indica in modo chiaro:
Quale argomento vorresti approfondire.
Perché ritieni che sia utile.
Quali dubbi o difficoltà vorresti chiarire.
Se pensi che il tema sia utile a tutto il team o soltanto a te.
Questo permette al team leader di raccogliere le richieste, valutarne la priorità e organizzare la formazione in modo strutturato.
Proporre sempre un argomento fornendo indicazioni chiare, complete e il più possibile dettagliate. Informazioni parziali o poco precise non permettono di analizzare correttamente una situazione e individuare soluzioni efficaci, rischiando di generare ulteriori dubbi e perdite di tempo.
Formazione di gruppo o confronto individuale?
Non tutte le necessità devono essere affrontate durante una call di team.
Se un argomento riguarda più AM, può avere senso organizzare una formazione condivisa.
Se invece riguarda una difficoltà specifica, una situazione personale o un caso che richiede un'analisi approfondita, può essere più efficace organizzare una call 1:1 con il team leader.
Non è necessario aspettare la prossima riunione per segnalare un problema importante: utilizza il canale più appropriato in base alla situazione.
Anche in caso di confronti individuali, è importante fornire in anticipo tutte le informazioni necessarie, in modo chiaro e completo.
In caso contrario, si rischia di ricevere risposte generiche o poco precise, che potrebbero non essere utili a risolvere la problematica e, in alcuni casi, peggiorare la situazione attuale.
La regola da ricordare
Se hai bisogno di formazione o pensi che un argomento meriti un approfondimento, comunicalo.
Il team leader può aiutarti a migliorare, ma deve sapere dove si trovano le difficoltà e quali sono le esigenze del team.
Non dare per scontato che gli altri sappiano cosa ti serve: rendi esplicite le tue necessità e contribuisci attivamente alla tua crescita professionale.
La regola finale
Le call di team sono uno strumento per accelerare la crescita delle persone, condividere conoscenze e prevenire problemi con i clienti.
Per sfruttarle al meglio dobbiamo partecipare con costanza, prestare attenzione, contribuire al confronto e trasformare le decisioni in azioni concrete.
Ricorda questi quattro principi:
1. PARTECIPA: organizza il lavoro per essere presente alle call programmate.
2. ASCOLTA: riduci le distrazioni e dedica attenzione alla riunione.
3. IMPARA: fai domande, condividi le difficoltà e utilizza le registrazioni per approfondire.
4. AGISCI: trasforma gli aggiornamenti, le decisioni e le attività emerse in task operative.
L'obiettivo è che ogni persona diventi progressivamente più autonoma, competente e capace di gestire i clienti senza dover affrontare ogni problema da sola.
La call è il momento in cui ci allineiamo e impariamo insieme. Il valore si realizza quando applichiamo quello che abbiamo imparato nel lavoro quotidiano.