Prima dei principi, i numeri. Servono perché quasi tutti i nuovi AM sottovalutano quanto del mese sia già impegnato, e scoprono a metà del secondo mese di non avere spazio per pensare. Questo succede perché non si gestisce correttamente il proprio tempo e la propria agenda.
Su un portafoglio standard senza nuovi clienti (con più call nei primi mesi) da 30 clienti, il ciclo mensile di un portafoglio standard è questo:
Attività | Tempo unitario | Totale mensile |
|---|---|---|
Call mensili (30) | 40 minuti | 20 ore |
Preparazione call | 15 minuti | 7,5 ore |
Note e task post call | 15 minuti | 7,5 ore |
Gestione WhatsApp quotidiana | circa 1 ora al giorno | 20 ore |
Analisi del lunedì | 2 ore a settimana | 8 ore |
Coordinamento col MB e interni | 1,5 ore a settimana | 6 ore |
Totale ciclo | circa 69 ore |
Su circa 160 ore mensili (se teniamo in considerazione una giornata di 8 ore, 5 giorni su 7, il ciclo ne occupa poco meno della metà. Ma il tempo non è mai tutto produttivo: tra imprevisti, call che sforano, riunioni e recuperi, il margine reale scende a circa 40-50 ore mensili di tempo discrezionale, cioè 10-12 ore a settimana.
Quelle 10-12 ore sono l'intero spazio in cui puoi anticipare problemi, recuperare clienti a rischio, preparare upsell e migliorare qualcosa. È lì che si decide la retention del tuo portafoglio, e non è molto. Il primo errore da evitare è lasciare che si riempia da sola con quello che arriva, invece di deciderlo tu il lunedì.
Due conseguenze immediate:
Il tempo discrezionale va protetto in calendario come se fosse una call con un cliente. Se non ha un blocco, non esiste. Ad esempio un blocco orario il mercoledì mattina/pomeriggio.
Il tempo che perdi non si recupera, si trasforma in rischio. Una settimana senza tempo discrezionale non è una settimana in pari, è una settimana in cui tre conversazioni preventive non sono state fatte e torneranno il mese prossimo come urgenze da quaranta minuti l'una.