Non è una preferenza organizzativa. È la risposta al fatto che un lavoro fatto di trenta relazioni, se non viene incasellato, si trasforma in reazione continua.
Ecco alcuni consigli organizzativi su come gestire la settimana.
Lunedì mattina: analisi e triage
Prima di aprire WhatsApp. Rivedi i numeri di tutti, assegni i colori, decidi le tre o quattro azioni discrezionali della settimana e le metti a calendario subito. Se le decidi senza metterle a calendario, non succederanno. Programmi messaggi da inviare, confronto con il team, possibili escalation…
Martedì e giovedì: call:
Concentrate, con 15/20 minuti di margine tra una e l'altra per scrivere la nota di quella call. Non è tempo perso, è l'unico momento in cui la nota viene scritta davvero. Una nota scritta due giorni dopo è inventata.
Mercoledì pomeriggio: tempo protetto. È qui che vivono le azioni sui rossi, le preparazioni serie, i materiali per i clienti. Puoi fare un check di metà settimana, capire le task mancanti ed aggiungerne di nuove, se realmente necessarie. Non si riempie con call, per nessun motivo che non sia un cliente che sta uscendo.
Venerdì: chiusura. Recuperi, follow up rimasti, confronto con il team prima di chiudere la settimana e il feedback settimanale.
Il principio dietro tutto: le attività simili si raggruppano. Passare da una call a una task tecnica a un messaggio WhatsApp e di nuovo a una call costa molto più di quanto sembri, perché ogni cambio di contesto richiede alcuni minuti per rientrare. Trenta cambi al giorno sono un'ora e mezza persa senza che nessuna attività sia stata svolta.