Il time tracking è uno degli strumenti più importanti per capire come stiamo utilizzando il tempo.
Non nasce per controllare:
“Quante ore hai lavorato?”
Nasce per capire:
“Dove stiamo spendendo il nostro tempo e come possiamo utilizzarlo meglio?”
PERCHÉ È IMPORTANTE
Il tempo è una delle nostre risorse principali.
Se scopriamo che un'attività richiede:
20 minuti
ma in realtà, tra messaggi, interruzioni e passaggi vari, ne richiede:
50
abbiamo un'informazione molto importante.
Possiamo chiederci:
il processo è inefficiente?
manca una SOP?
possiamo automatizzare?
possiamo eliminare un passaggio?
serve più formazione?
stiamo facendo un'attività che non porta abbastanza valore?
Senza dati, spesso lavoriamo per percezione.
Con i dati possiamo ottimizzare realmente il lavoro e concentrarci su cose di valore oppure aver maggior tempo per riposarsi, formarsi, fare altre attività extra lavorative.
IL TIME TRACKING NON È UN CONTROLLO PERSONALE
Questo deve essere chiarissimo.
Non vogliamo utilizzare il time tracking per dire:
“Hai lavorato 7 ore, quindi bene.”
oppure:
“Hai lavorato 5 ore, quindi male.”
Il numero di ore da solo dice pochissimo.
Ci interessa capire: DOVE VA IL TEMPO.
Due persone possono lavorare lo stesso numero di ore e produrre risultati completamente diversi.
IL VERO VALORE È VEDERE I PATTERN
Immaginiamo che dopo alcune settimane scopriamo:
Call con clienti → 20%
Gestione task → 15%
Messaggi → 25%
Attività operative → 30%
Altro → 10%
A quel punto possiamo fare domande.
Perché passiamo il 25% del nostro tempo nei messaggi?
Possiamo ridurli?
Ci sono richieste ricorrenti?
Possiamo creare una SOP?
Possiamo automatizzare?
Possiamo cambiare il modo in cui comunichiamo?
Questo è il valore del time tracking.
IL DATO DEVE ESSERE REALE
Qui c'è una regola fondamentale:
IL TIME TRACKING VA COMPILATO MENTRE SI LAVORA.
Non a fine giornata.
E soprattutto non a fine settimana.
Se aspettiamo:
“Stasera mi ricordo cosa ho fatto.”
cominciamo a perdere informazioni.
E rischiamo di inserire:
“Gestione cliente – 2h”
senza sapere realmente come sono state utilizzate quelle due ore.
Il dato diventa poco affidabile.
COMPILARE DOPO CREA TRE PROBLEMI
1. PERDIAMO PIÙ TEMPO
Non ricordiamo più con precisione cosa abbiamo fatto.
2. FACCIAMO STIME
Cominciamo a dire:
“Saranno stati 40 minuti... forse un'ora.”
3. I DATI DIVENTANO INUTILIZZABILI
Se i dati non sono precisi, non possiamo utilizzarli per prendere decisioni.
LA REGOLA
START → LAVORO → STOP
Quando iniziamo un'attività:
avviamo il tracking.
Quando cambiamo attività:
fermiamo e cambiamo tracking.
Non dobbiamo ricostruire la giornata dopo.
PERCHÉ DOBBIAMO ESSERE PRECISI
Immaginiamo di scoprire che:
“Gli AM impiegano mediamente 10 ore a settimana per gestire richieste ricorrenti.”
Questa informazione può portarci a:
creare una SOP;
creare template;
automatizzare;
ridistribuire il lavoro;
migliorare il processo.
Ma se abbiamo registrato:
“varie attività – 10h”
non sappiamo cosa ottimizzare.
Precisione nel tracking = possibilità di miglioramento.
IL TIME TRACKING È UNO STRUMENTO DI AZIENDA
Non è solo uno strumento individuale.
Il dato aggregato ci permette di capire:
quali attività richiedono più tempo
quali processi sono inefficienti
dove abbiamo colli di bottiglia
dove serve automatizzazione
dove serve più personale
dove serve formazione
quali attività occupano tempo senza generare abbastanza valore
Quindi un buon time tracking aiuta a prendere decisioni organizzative.
ANALIZZARLO OGNI SETTIMANA
Compilare il tracking e poi non guardarlo sarebbe inutile.
Per questo deve esserci un momento di analisi settimanale.
La domanda non è:
“Quante ore ho lavorato?”
Ma:
“Come ho utilizzato il mio tempo questa settimana?”
E poi:
“C'è qualcosa che posso migliorare?”
LE DOMANDE DA FARSI OGNI SETTIMANA
DOVE HO SPESO PIÙ TEMPO?
Quali attività hanno assorbito più ore?
È CORRETTO?
Quel tempo era necessario?
COSA SI RIPETE?
Ci sono attività ricorrenti?
COSA POSSIAMO MIGLIORARE?
Possiamo:
automatizzare;
delegare;
creare una SOP;
usare un template;
eliminare un passaggio?
COSA MI HA FATTO PERDERE TEMPO?
Interruzioni?
Messaggi?
Informazioni mancanti?
Task poco chiare?
Errori?
IL TIME TRACKING PUÒ FAR EMERGERE PROBLEMI DI PROCESSO
Esempio:
Un AM scopre di spendere:
4 ore a settimana
per rincorrere informazioni necessarie da altri team.
Questo non significa necessariamente:
“L'AM è lento.”
Potrebbe significare:
“Il nostro processo di passaggio delle informazioni non funziona bene.”
Ed è proprio questa informazione che ci serve.
PUÒ FAR EMERGERE ANCHE PROBLEMI DI SOP
Immaginiamo che una task dovrebbe richiedere:
20 minuti
ma diversi collaboratori impiegano:
45–60 minuti.
Possibili motivi:
SOP poco chiara;
formazione insufficiente;
processo troppo complesso;
strumenti non adeguati.
Il time tracking ci permette di vedere il problema invece di immaginarlo.
NON DOBBIAMO “BARARE” CON IL TRACKING
Il dato deve rappresentare la realtà.
Non:
“Metto 30 minuti perché tanto è quello che dovrebbe richiedere.”
Ma:
“Quanto tempo ho realmente impiegato?”
Anche se sono stati 47 minuti.
Perché magari proprio quei 17 minuti in più ci stanno indicando un problema.
NON SERVE TRACCIARE PERFETTAMENTE OGNI SECONDO
Precisione non significa ossessione.
L'obiettivo è avere un dato:
realistico + consistente + utile.
Non dobbiamo trasformare il tracking in un altro lavoro.
Ma dobbiamo evitare:
“Ho lavorato tutta la mattina, lo segno dopo.”
IL CONCETTO PIÙ IMPORTANTE
Un singolo time tracking non ci dice molto.
Una settimana ci dà qualche informazione.
Diverse settimane ci permettono di vedere:
PATTERN.
Ed è sui pattern che possiamo prendere decisioni.
IL CICLO CORRETTO
Il processo dovrebbe essere:
TRACCIO
↓
ANALIZZO
↓
IDENTIFICO
↓
OTTIMIZZO
↓
MISURO DI NUOVO
Quindi il time tracking non è il punto finale.
È l'inizio del processo di ottimizzazione. Se noto dei pattern che peggiorano le performance del lavoro, ne parlo con il manager.
Il time tracking non serve a dimostrare quanto lavoriamo.
Serve a capire come lavoriamo.
Per questo:
COMPILARLO SUBITO
non dopo.
ESSERE PRECISI
non approssimativi.
ANALIZZARLO OGNI SETTIMANA
non semplicemente registrarlo.
CERCARE PATTERN
non giudicare il singolo dato.
USARE I DATI PER MIGLIORARE
non per controllare.
La domanda finale non è:
“Quanto ho lavorato?”
Ma:
“Come possiamo fare lo stesso lavoro meglio, più velocemente e con meno stress?”
MISURIAMO IL TEMPO PER LIBERARNE DI PIÙ.
→ Per un utilizzo comodo e veloce il consiglio è quello di scaricare l’app da pc. In questo modo è più semplice rispetto all’utilizzo online.